Je CV en de AVG: Alles wat je moet weten

De inwerkingtreding van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) was een gigantisch gespreksonderwerp in 2018. Veel bedrijven moesten halsoverkop allerlei bedrijfsprocessen aanpassen en verwerkingsovereenkomsten tekenen voor het verwerken van persoonsgegevens. In deze blog bespreken we hoe de AVG van invloed is bij het opstellen van een cv. Ook kijken we hoe je ervoor kan zorgen dat je cv AVG-technisch gezien in orde is.

Wat is de AVG?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese privacywet die de bescherming van persoonsgegevens regelt. Zo hebben mensen meer privacyrechten, organisaties hebben meer verantwoordelijkheden voor het naleven van die rechten en de AP heeft meer bevoegdheden om toezicht te houden op de uitvoering van het recht.

De AVG is ook bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR). Door de AVG geldt er nog maar één privacywet in heel Europa.

Hoe is de AVG van toepassing op cv's?

De AVG regelt onder andere de verwerking van persoonsgegevens. Hierbij kun je denken aan gegevens zoals je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Wanneer dit soort gegevens verzameld worden door bedrijven doordat zij cv’s opgestuurd krijgen, dan is de AVG van toepassing en moeten zij zich houden aan bepaalde regels van de AVG. Zo moeten bedrijven er onder andere voor zorgen dat zij uitsluitend strikt noodzakelijke informatie verzamelen en dat deze informatie veilig wordt opgeslagen.

Welke sollicitatiegegevens vallen onder de AVG?

Alle informatie die in je cv of gedurende een sollicitatieprocedure worden gemaakt, vallen onder de AVG. Dus ook informatie die tijdens een sollicitatiegesprek worden besproken die worden genoteerd vallen onder de AVG. Hetzelfde geldt voor het doen van assessments, screening, medische keuringen en andere psychologische onderzoeken. Dit zijn allemaal gegevens die bij een bepaalde persoon horen en als deze gegevens worden genoteerd (schriftelijk of in een systeem), dan gelden hiervoor de regels van de AVG.

Welke gegevens morgen worden opgeslagen?

Wanneer een kandidaat solliciteert of bijvoorbeeld een uitzendbureau een uitzendkracht inschrijft, mogen alleen de noodzakelijke gegevens of de gegevens die nodig zijn voor arbeidsbemiddeling worden opgeslagen. De volgende gegevens mogen worden opgeslagen:

• Naam
• Adres
• Woonplaats
• E-mail
• Telefoonnummer
• Relevante werkervaring
• Overige informatie zoals opleidingen, cursussen, etc

De volgende gegevens mogen niet worden opgeslagen:

• BSN (tenzij je in dienst treedt, dan heeft een werkgever deze nodig).
• Een kopie van je identiteitsbewijs (tenzij je in dienst treedt).
• Medische informatie
• Godsdienst (religie)
• Overige bijzondere persoonsgegevens (zoals een pasfoto)

Hoelang mag een organisatie jouw cv bewaren?

Een bedrijf mag jouw cv maximaal 4 weken bewaren na het einde van de sollicitatieprocedure. Je kunt het bedrijf toestemming geven om je gegevens langer te bewaren, omdat er misschien op een later tijdstip een passende functie komt. Voor die situatie mag het bedrijf je cv nog maximaal één jaar bewaren.

Welke verplichtingen hebben werkgevers ten aanzien van jouw cv-gegevens?

Om de AVG correct na te leven, hebben werkgevers een aantal verplichtingen waar ze aan moeten voldoen. Denk hierbij aan:

• Kandidaten moeten geïnformeerd worden dat er persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt.
• Bedrijven mogen alleen uitsluitend de noodzakelijke informatie verzamelen en verwerken.
• De gegevens moeten veilig worden opgeslagen. Hiervoor moet het bedrijf de nodige (cloud)infrastructuur hebben.
• Het bedrijf moet maatregelen treffen, zodat alleen de werknemers die de gegevens nodig hebben voor hun werk de gegevens mogen inzien.
• De gegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig is.

Welke rechten heeft de sollicitant?

Uiteraard hebben sollicitanten ook de nodige rechten met betrekking tot hun eigen gegevens:

• Recht op inzage: Zo kun je bijvoorbeeld een kopie ontvangen van de organisatie die jouw persoonsgegevens verwerkt.
• Recht op vergetelheid: Als je als organisatie geen goede reden meer hebt om iemands gegevens nog langer te verwerken, dan moeten deze gegevens gewist worden. Dit wordt ‘vergetelheid’ genoemd. Betrokkenen hebben het recht om ‘vergeten te worden’.
• Recht op rectificatie en aanvulling: Als je het wil, kun je de gegevens later wijzigen of aanvullen.
• Recht op dataportabiliteit: Je hebt het recht om persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij.
• Recht op beperking van verwerking: Je hebt het recht om aan te geven dat je minder gegevens wil laten verwerken.
• Geautomatiseerde besluitvorming en profilering: Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten.
• Recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
• Recht op informatie over wat er met de gegevens wordt gedaan.

Lees hier meer.

Wel of niet expliciet toestemming geven tot verwerking van persoonsgegevens?

In onder andere Amerika en op een Frans cv is het vrij gebruikelijk om onderaan het cv de volgende zin op te nemen:

“Ik geef toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in het cv”.

Uiteraard in de respectievelijke talen. Echter, het is niet noodzakelijk om dit te doen. Sterker nog, het is overbodig en neemt alleen maar kostbare ruimte in beslag op je cv. Het zou jammer zijn als die ene zin net dat verschil maakt tussen een cv van 1 of 2 pagina’s.

Vaak ga je toch al akkoord met de algemene voorwaarden voordat je jouw cv opstuurt naar een bedrijf. Daarnaast hebben werkgevers de verplichting om sollicitanten te informeren over het feit dat er persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt. Je hoeft daardoor niet expliciet toestemming te geven in je cv of sollicitatiemail.

Conclusie

• De AVG is een privacywet die in heel Europa geldt.
• Alle informatie die tijdens een sollicitatieprocedure worden verzameld valt onder de regels van de AVG.
• Afhankelijk van het feit of je ergens aangenomen wordt of niet, mogen er bepaalde gegevens wel of niet verzameld en opgeslagen worden.
• Werkgevers mogen een cv maximaal 4 weken bewaren. Met toestemming van de sollicitant mag dit verlengd worden naar maximaal één jaar.
• Je hoeft in je cv niet expliciet toestemming te geven voor het verwerken van de persoonsgegevens die in je cv staan.