Je cv optimaliseren voor ATS-systemen: 10 slimme tips

Een zogenaamd Applicant Tracking System (ATS) bepaalt vaak of jij wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek of niet. Het is een computerprogramma die op basis van de inhoud en ontwerp van je cv al een eerste voorselectie aan kandidaten maakt. In de eerste stap beslist de software en bijbehorend algoritme hoe goed jouw cv aansluit bij de wensen en behoeften uit de vacature. In deze blog lees je 10 tips voor het optimaliseren van je cv voor deze ATS-systemen, zodat jij niet direct op de ‘nee-stapel’ belandt.

Wat is een ATS-systeem?

Een ATS-systeem (Applicant Tracking System) is een softwaretoepassing die werkgevers ondersteunt in het beheren en volgen van sollicitanten tijdens het wervingsproces. Zo kunnen werkgevers vacatures plaatsen, sollicitaties ontvangen, cv’s screenen en uitnodigingen sturen. Het helpt werkgevers de meest gekwalificeerde kandidaten te vinden en aan te nemen.

Hoe werkt een ATS?

Een ATS (sollicitantvolgsysteem in het Nederlands) bouwt bij elke sollicitatie een soort database aan kandidaten op. Het is vergelijkbaar met hoe jobportals werken. Zodra een kandidaat solliciteert, wordt het cv door de software automatisch gescand en wordt er direct (door de software) een waardeoordeel gegeven hoe goed de kandidaat bij de betreffende functie past. Op dat moment heeft een recruiter het cv dus nog nieteens gelezen. Op basis van deze scores wordt er vaak al een eerste voorselectie aan kandidaten gemaakt. Om die reden is het zo belangrijk dat je jouw cv optimaliseert voor ATS-systemen. Je kunt een weergaloos en fantastisch cv hebben, die door het ATS-systeem direct in de prullenbak wordt gegooid.

Als je eenmaal in het systeem staat omdat je gesolliciteerd hebt, werkt de ATS als een soort zoekmachine. De werkgever kan bepaalde zoekopdrachten uitvoeren, waarna de software in de database gaat zoeken naar kandidaten waarvan het cv het meest overeenkomst met de uitgevoerde zoekopdrachten.

Je blijft overigens niet voor altijd in de database. Volgens de cv en de AVG regels, mag een werkgever jouw cv maximaal één jaar bewaren als je hiervoor toestemming verleend. Anders is de bewaartermijn slechts 4 weken.

Waarom moet je je cv optimaliseren voor ATS-systemen?

Omdat de software dus automatisch een soort voorselectie maakt op basis van de inhoud van je cv, zal je jouw cv goed moeten optimaliseren om niet direct al in de prullenbak te belanden. Daarnaast wil je dat jouw cv een zo goed mogelijk score krijgt, zodat je eigenlijk bovenaan de stapel komt te liggen van potentiële kandidaten.

10 tips voor het optimaliseren van je cv voor ATS

1. Gebruik trefwoorden uit de vacature in je cv

In de vacature zullen belangrijke trefwoorden staan die herkend worden door de software om zo een bepaalde relevantiescore aan je cv toe te kennen. Daarom is het belangrijk dat je de meest relevante termen en trefwoorden uit de vacature (en voor jouw functie) letterlijk in je cv zet.

Bekijk de functie-eisen goed en bekijk welke vaardigheden en competenties benodigd zijn voor de functie. Probeer deze expliciet in je cv te benoemen.

2. Vermijd spel- en grammaticafouten

Het is natuurlijk sowieso verstandig om een cv zonder spelfouten in te sturen. Echter, dat is niet de enige reden. ATS-systemen rekenen typefouten en slordige fouten bijzonder zwaar. Mensen herkennen vaak wel wat de intentie achter de woorden is waar een typefout in staat. Bij software is dit vaak niet het geval.

3. Vermeld alle opleidingen, cursussen en certificaten die relevant zijn

Uiteraard is je werkervaring de kern van je cv. Echter je opleidingskwalificaties wegen ook nog steeds zwaar. Uiteindelijk zal de software zoveel mogelijk informatie willen om de meest relevante kandidaten naar voren te schuiven. Vermeld daarom ook zeker als je relevante certificaten of opleidingen hebt gevolgd voor de gezochte functie.

4. Gebruik geen speciale tekens, afbeeldingen of afkortingen in je cv

Speciale karakters (zoals pijlen en vinkjes) zien er misschien leuk uit op je cv, maar niet alle ATS-systemen kunnen deze karakters correct interpreteren. Voor afbeeldingen geldt dat al helemaal. Uiteraard is je pasfoto daar een uitzondering in. Sommige systemen laten je ook de pasfoto apart uploaden. Als dat het geval is, laat dan de foto op je cv weg.

Ook is het moeilijk voor software om afkortingen te herkennen en begrijpen. Dit omdat sommige afkortingen meerdere betekenissen hebben.

5. Zet geen tabellen of diagrammen in je cv

Sommige systemen kunnen tabellen niet goed inlezen. Tabellen worden bijvoorbeeld soms nog wel gebruikt om je taalvaardigheid op te nemen. Het gevolg is echter dat de tekst in de tabel niet goed ingelezen kan worden, wat mogelijk een negatief gevolg heeft op je relevantiescore.

6. Wees voorzichtig met het ontwerp en lay-out

Veel sollicitanten proberen zich te onderscheiden van andere kandidaten. Niet alleen met de inhoud, maar ook steeds vaker met het ontwerp van het cv. Dat ziet er voor het oog leuk uit, maar dan moet het cv wel eerst gelezen worden door een paar ogen van de recruiter.

Veel grafische elementen en vormen kunnen negatieve gevolgen hebben voor de leesbaarheid voor het cv (waardoor je weer minder goed scoort). Het is raadzaam om je cv altijd te maken met een professionele cv-maker of simpelweg in Microsoft Word.

7. Pas je cv aan zodat het past bij de functie-eisen

Hier hebben we het in tip #1 al kort over gehad. Het is belangrijk dat je cv zo relevant mogelijk is voor de functie waarop je solliciteert. Dat betekent dat je irrelevante informatie ook uit je cv moet verwijderen. Een cursus houtbewerken is relevant voor een houtbewerkingsleraar, maar niet voor een accountmanager. Het ATS-systeem kijkt niet zo streng naar de lengte van je cv, maar ga uit van een maximum van 2 pagina’s.

Pas je cv per sollicitatie aan en probeer het zo relevant mogelijk te maken. Op die manier krijg je een uitstekende relevantiescore toegewezen.

8. Stuur je cv in het bestandsformaat dat gevraagd wordt

Bijna alle volgsystemen ondersteunen .doc en .pdf-bestanden. Echter, er zijn nog steeds uitzonderingen. Als in de vacature staat vermeldt dat je jouw cv als .doc-bestand moet opsturen, volg deze instructie dan op. De kans is dan groot dat het bedrijf waar je solliciteert van een sollicitantvolgsysteem gebruik maakt die nog geen pdf-bestanden ondersteunt.

Je kunt desnoods je cv in beiden formaten sturen. Dan weet je in ieder geval zeker dat je pdf-versie van je cv qua opmaak er perfect uitziet. Iets anders dan PDF of Word is niet aan te raden.

9. Gebruik de correcte benaming voor je functietitels

Veel bedrijven hebben zelf een soort ‘jargon’ die ze hanteren met betrekking tot functietitels. Zo hanteren sommige bedrijven de functietitel ‘Programmeur’, terwijl andere de term ‘Developer’ zullen gebruiken. Zorg ervoor dat je de correcte benaming gebruikt. Ook dit zal een positieve invloed hebben op je score.

10. Vermijd clichés

Probeer ‘trendy’ zinnen of veelgebruikte termen zoals ‘spin in het web’ en ‘teamspeler’ te vermijden. Bedrijven zoeken naar originele kandidaten en de software weet dit ook.

Conclusie en advies

Het optimaliseren van je cv voor ATS-systemen is dus noodzakelijk om niet direct al afgewezen te worden, voordat je cv überhaupt door een mens gelezen wordt. Om je cv technisch en qua ontwerp in ieder geval helemaal in orde te maken zonder dat je er veel voor hoeft te doen, zou je een professioneel cv-template kunnen gebruiken. Deze neemt al veel werk voor je uit handen, omdat ze door professionals zijn ontwikkeld en geoptimaliseerd zijn voor de verschillende aanbieders van ATS-software.