Secretaresse cv-voorbeeld, schrijfgids & tips

Cv-voorbeeld secretaresse

Hieronder hebben we een voorbeeld van een secretaresse cv opgenomen. Bekijk hem en gebruik het als inspiratiebron voor je eigen cv.

Zorg dat jij cv ook overzichtelijk gestructureerd is door gebruik te maken van een strak cv-template. Door een mooi sjabloon met rustige kleuren maak je een georganiseerde indruk.

Wat doe je als secretaresse?

Als directiesecretaresse ben je uiteraard de rechterhand van de directeur of de gehele directie en fungeer je als ondersteunende rol. Daarnaast hebben sommige bedrijven een aantal secretaresses die verschillende mensen en afdelingen helpen. Wat je precies doet kan dus erg per bedrijf en functie verschillen. Dat is dan ook de reden dat je jouw cv zal moeten afstemmen op basis van de vacature. Je komt er niet mee weg om één generiek cv te schrijven en die voor elke sollicitatie te gebruiken.

Voorbeelden van taken die een secretaresse onder andere vervuld zijn:

• Beantwoorden van de telefoon
• Archiveren
• Afspraken maken en agendabeheer
• Regelen van vergaderingen
• Organiseren van reizen
• Dossierbeheer
• Presentaties voorbereiden
• Vergaderingen notuleren
• Verwerken van binnenkomende- en uitgaande post

De structuur van je secretaresse cv

Een van de belangrijkste eigenschappen van een secretaresse en directie assistent is dat ze ordelijk en nauwkeurig zijn. Dat wil zeggen; weten hoe je taken kunt prioriteren en documenten overzichtelijk kan opstellen. Het is daarom van cruciaal belang dat je dit ook met jouw cv uitstraalt.

Dit is de optimale volgorde voor een cv als secretaresse:

• Persoonlijke gegevens (inclusief functie)
• Een professionele foto
• Een uniek persoonlijk profiel
• Je werkervaring
• Je opleidingen en diploma's
• Belangrijke (computer)vaardigheden
• Relevante cursussen en certificaten
• Vreemde talen die je spreekt
• Extra secties indien relevant, zoals vrijwilligerswerk en hobby's

Personalia

Je begint helemaal bovenaan je curriculum vitae vaak met het vermelden van je contactgegevens en je naam. Zorg dat je hier tenminste je voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, adres en je geboortedatum vermeldt.

Als secretarieel medewerker kan het soms ook handig zijn als je een rijbewijs hebt. Bijvoorbeeld als je nog snel wat moet ophalen. Als je dus een autorijbewijs hebt, is het verstandig deze ook op je cv te vermelden.

Daarnaast kun je ook je LinkedIn profiel vermelden. Hier kun je wat dieper ingaan op verschillende onderdelen en wat meer informatie over jezelf toevoegen.

Aangezien er redelijk veel verschillende 'soorten' secretaresses zijn, is het verstandig om de exacte functietitel uit de functie expliciet in je cv te zetten. Het is gebruikelijk om deze onder je naam te zetten.

Voorbeeld persoonlijk profiel van een secretaresse

Het persoonlijk profiel is een van de belangrijkste onderdelen van een secretaresse cv. Het wordt gebruikt om jezelf te presenteren en jouw sterke punten te benadrukken. Daarnaast is de profielschets het eerste wat een recruiter zal lezen.

Wat je precies in je profiel moet vermelden zal afhankelijk zijn van waar je staat in je carrière. Als je al wat werkervaring hebt, kun je ervaringen en vaardigheden naar voren halen die jouw kwalificaties aanduiden. Als je nog geen werkervaring hebt, probeer dan dingen uit je opleiding(en) te benoemen.

Dit is een voorbeeld van een persoonlijk profiel voor op een secretaresse cv:

Benoem je werkervaring

Wat je hier vooral niet moet doen, is het schrijven van ellenlange teksten met allerlei verschillende taken en verantwoordelijkheden. Om te voorkomen dat een recruiter of potentiële werkgever in slaap valt of je cv direct in de prullenbak gooit, is het belangrijk om direct ter zake te komen. Focus je daarnaast enkel op je relevante werkervaring.

Zoals we al zeiden is het vak van secretaresse en directie assistent vrij uiteenlopend. Elk bedrijf kan hier weer een andere invulling en takenpakket aan koppelen. Zorg dus dat je met jouw werkervaring hier slim op inspeelt door de vacature goed door te nemen en je werkervaring hierop aan te passen.

Als je nog niet veel ervaring hebt, probeer je dan te focussen op andere vormen van praktijkervaring. Denk bijvoorbeeld aan stages. Ook kun je in dat geval wellicht situaties uit je persoonlijke leven beschrijven die de belangrijke kennis en vaardigheden aantonen die nodig zijn voor een secretaresse cv.

Je opleiding tot secretaresse

Het is niet altijd nodig om een opleiding tot secretaresse of directie assistent gevolgd te hebben om er een te worden. Echter, het zal zeker wel een streepje voor zijn op je cv. Een opleiding tot secretaresse kan je op verschillende niveaus volgen. Zo kun je een mbo- of hbo-opleiding volgen om secretaresse te worden. Wat je opleiding ook is, vermeld deze op je cv. Benoem daarbij de naam van je opleiding, het onderwijsinstituut en een begin- en einddatum. Als je nog weinig relevante werkervaring hebt, schrijf dan ook een gedegen omschrijving van wat je allemaal geleerd en gedaan hebt.

Als je daarnaast nog relevante of verdiepende cursussen hebt gevolgd om jezelf verder te ontwikkelen, benoem deze dan onder je opleidingen.

Benoem vaardigheden die belangrijk zijn voor een secretaresse

Elk cv moet een rubriek met belangrijke vaardigheden bevatten. Maar hoe weet je welke vaardigheden je moet vermelden? De meest eenvoudige manier is om opnieuw te kijken naar de vacature. Hier worden vaak belangrijke vaardigheden in benoemt die de betreffende werkgever belangrijk vindt.

Je lijst met vaardigheden moet idealiter gezien een aantal technische vaardigheden bevatten, zoals het kunnen omgaan met MS Office, als een aantal persoonlijke vaardigheden, zoals goed kunnen samenwerken. Hierdoor profileer jij jezelf als volwaardige en complete kandidaat.

Belangrijke vaardigheden zouden kunnen zijn:

1. Communicatief vaardig
2. Organisatorisch
3. Punctueel
4. Prioriteren van taken
5. Kennis van kantoorapparatuur en software
6. Oplossingsgericht
7. Klantgericht
8. Discreet
9. Flexibel en zelfstandig
10. Stressbestendig
11. Kennis van boekhoudsoftware
12. Beheren van de telefoon en correspondentie
13. Agendabeheer
14. Afspraken plannen
15. Zakelijke documenten opstellen

Extra onderdelen voor je cv als secretaresse

Naast de standaardonderdelen kun je natuurlijk altijd nog iets extra's toevoegen om je cv wat kracht bij te zetten. Hier zijn enkele ideeën:

• Vreemde talen: De beheersing van een vreemde taal wordt altijd op prijs gesteld door werkgevers. Als je tweetalig bent, kan dit een belangrijke troef voor je cv zijn.
• Interesses: Je hobby's kunnen wat meer van je persoonlijkheid laten zien en daarom je sollicitatie versterken.
• Stages: Stages kunnen vooral voor starters gezien worden als relevante werkervaring.